Sres. Comité de Administración: Junto con saludar, nos es grato dar a conocer nuestros servicios, exclusivamente de Administración de Edificios y Condominios. Administración Cuadrante Ltda. Es una nueva empresa que surgió luego de una distribución de clientes de la empresa Admicomu Ltda. Con el fin de fidelizar y elevar constantemente la calidad de nuestros servicios. Sabemos que el rubro de Administración de Comunidades y Edificios es complejo, principalmente por la delegación de confianza en el Administrador, quien cumple múltiples funciones, siendo el responsable del eficaz funcionamiento de su Comunidad. Nuestro Equipo de Trabajo está conformado por:
Gonzalo Montalva Ruiz, miembro del Colegio Nacional de Corredores de Propiedades, Administradores de Edificios y Gestores Inmobiliario de Chile, Registro Nacional N° 1954 de Diciembre 2010. Y actualización de curso administración de condominios y edificios: utilizando la ley de copropiedad inmobiliaria 21.442, organizado por el Programa de Capacitación y Desarrollo de la Pontificia Universidad Católica de Chile, en octubre de 2022. www.uc.cl/ECvalidacertificado , ingresando el RUT 13.832.281-5 y el siguiente código de validación: A23F440E40 Representante Legal de la Comunidad, encargado de la gestión operativa, esto es, velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, mantenciones, jardines, motobombas, grupo electrógeno, ascensores entre otros, si lo hubiere. Además de los temas legales de acuerdo a la ley 21.442.-
Daniela Martínez, Titulada de Contabilidad General y egresada de escuela de Contadores Auditores de Santiago ECAS en la carrera de Auditoria, año 2012, CURSO administración de condominios y edificios: utilizando la ley de copropiedad inmobiliaria 21.442, organizado por el Programa de Capacitación y Desarrollo de la Pontificia Universidad Católica de Chile en octubre de 2022, www.uc.cl/ECvalidacertificado , ingresando el RUT 16.932.863-3 y el siguiente código de validación: A23F440E3D, Encargada de toda el área administrativa, y de recursos humanos, realiza labores de elaboración de gastos comunes, cobranza, pago a proveedores, análisis de cuentas, informes financieros. Nelson Henriquez, Titulado de Contador auditor y egresado de instituto profesional la Araucana de la carrera de Auditoria, año 2008, en apoyo de aéreas Operativa, administrativa. Francisca Fuentes, Titulado de Contador auditor y egresado de Instituto Profesional Aiep de la carrera de Auditoria, año 2012, en apoyo de área administrativa, y de recursos humanos.
Av. Padre Hurtado Sur 938 – Las Condes – Fono +56 23 2452721 – dfuentes@adm4.cl – www.adm4.cl
Explicación General Administración de Comunidades y Edificios 1.- Introducción. Entregar claridad de nuestra forma de trabajo y los múltiples servicios a los cuales accederá, por Administrar su Comunidad. 2.- Listado de Problemas que solucionamos en forma prioritaria. -Mejorar la Comunicación: Vía Web – Email – Fono – Circulares. – Procedimientos de Funcionamiento: Cumplimiento Régimen interno. – Mantenciones: Mejorar la infraestructura de la Comunidad y contratar el personal idóneo a cargo de las mantenciones. – Administración Financiera: Optimizar los recursos, revisión de cuentas, mantención de los gastos comunes. 3.- Objetivo de la Propuesta. Nuestro principal objetivo es prevenir y resolver situaciones que afecten a la comunidad, junto a recibir las inquietudes del comité de administración y buscar una óptima solución a los problemas del edificio, realizar múltiples cotizaciones a empresas y personal calificado. Administrar conforme a lo establecido en la Ley, estar en permanente comunicación con el comité de administración, ubicables por los copropietarios, y realizar visitas continuas a la comunidad. 4.- Informes al Comité de Administración. La comunicación es clave para una óptima Administración, proponemos lo siguiente:
– Informe de trabajos realizados en el mes.
– Minuta de Cobranza de Gastos Comunes (Mensual).
– Rendición de Cuentas (Mensual).
– Cuenta Administrativa (Anual).
– Informe de Fondo de Reservas.
5.- Contabilidad y/o Auditoría. Contamos con un sistema de registro de ingresos y egresos de forma computacional, trabajamos con el Software Kastor, lo cual nos permite saber con exactitud la morosidad de los propietarios, saldos, etc., Además de manejar los Estados de Cuentas, Saldos o Situación de la Comunidad actualizados. 6.- Cobranza de Gastos Comunes. Los Gastos Comunes se cobrarán de acuerdo a lo establecido en la ley de Copropiedad Inmobiliaria y Reglamento de Copropiedad de la Comunidad, en los plazos que señalan dichos documentos.Contamos con un procedimiento de Cobro de Gastos Comunes, se sugiere a la Comunidad lo siguiente:
– Recibos foliados en Triplicado, al depositar los pagos en la cuenta corriente de la Comunidad. El recibo original es para el residente, la primera copia quedará en
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Administración, para efectos contables, como respaldo en la contabilidad. La
segunda copia queda en el talonario, para revisiones e inspecciones posteriores.
– Mantener un listado de registro de pago de Gastos Comunes, que permita al Mayordomo, responder ante la Comunidad, respecto a los montos recibidos.
– Los pagos recibidos por el Mayordomo pueden ser únicamente a través de Cheque, bajo ningún motivo, no se recibe efectivo.
7.-Comprobantes de Egreso, Emisión de Cheques y transferencias. Frente a este tema, se propone que todo cheque u otro documento de pago, sea firmado por dos miembros del Comité de Administración. La Administración se encargará de emitirlos cheques, con el respectivo comprobante contable, factura o boleta. Se realizas carga de pagos a proveedores y personal. 8.- Sistema de Remuneración y Finanzas. La Administración tiene la responsabilidad, de velar por el fiel cumplimiento de todos los temas Laborales, pago de sueldos, imposiciones, finiquitos, contratos, anexos, entre otros. En relación a las Finanzas, velará por el pago oportuno de los servicios de mantención y reparación de la infraestructura de la Comunidad y de los consumos básicos. 9.- Lugar de Prestación de Servicios. Los Servicios Profesionales, serán prestados indistintamente de la Comunidad, como en la Oficina de Administración. 10.- Concurrencia a la Comunidad. Las visitas a la Comunidad, serán como mínimo 1 vez por semana, de parte del administrador, Además de las reuniones citadas por parte del Comité de Administración. 11.- Reuniones, Citaciones y Contratos. Las reuniones con el Comité de Administración, serán fijadas con antelación de una semana, respecto a su fecha de realización previa entrega de temas a tocar. 12.- Personal de la Administración. El Administrador asume la responsabilidad de direccionar y controlar las siguientes actividades:
– Mantenciones Preventivas y Correctivas.
– Mantenciones de Planos de las Instalaciones de Gas, Agua, Electricidad y otros.
– Elaboración de contratos de mantención con terceros.
– Supervisión de cumplimiento de las obligaciones laborales y contables de la Comunidad.
– Horarios de Trabajo.
– Revisión del Libro de Novedades.
– Estado de Limpieza de la Comunidad.
– Control del Stock de Materiales de Aseo.
13.- Recursos Humanos a Cargo de la Comunidad. Los Recursos necesarios para cumplir funciones en la Comunidad, tales como Mayordomo, Conserje, Aseadores, Vigilantes y otros, tendrán inicialmente un vínculo contractual directo con la Comunidad.
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14.- Mayordomo y/o Conserjes. Este cargo es de vital importancia para la buena gestión de administración. Para ello su elección será cuidadosa, siendo primordial la apreciación del Comité de Administración. El mayordomo o conserje deberá controlar el cumplimiento de las tareas determinadas por el administrador. La responsabilidad de la designación del o los auxiliares, podrán recaer en el Comité de Administración, y estos cumplirán trabajos de aseo de su entorno y vigilar el cumplimiento de las tareas asignadas. Cada uno de los trabajadores, recibirá una descripción de cargo, indicándoles sus obligaciones. 15.- Contrato de Servicios. Una vez confirmado el inicio de las funciones se generará el contrato de prestación de servicios mediante un mandato civil, y se emitirán facturas, reduciéndose un acta de escritura pública para actuar en nombre de la comunidad. En ella se establecerán junto con los poderes condiciones de honorarios y otras que se convengan de mutuo acuerdo. 16.- Inicio de los Servicios. Al inicio de los servicios de administración, se constituirá en la Comunidad a la primera reunión con el comité de administración, el que deberá disponer de la siguiente documentación:
– Comprobantes de Ingreso.
– Planos de la Construcción (Agua, Gas, Electricidad).
– Libro de Actas.
– Informe de las Mantenciones de la Comunidad.
– Acta de Asamblea con la conformación del comité de administración.
– Situación Financiera o Balance.
– Comprobantes de Pago de Cotizaciones Previsionales, libros de remuneraciones, contratos, y documentos relacionados.
17.- Otros Servicios. Representar a la Comunidad antes las siguientes instituciones:
– Inspección del Trabajo
– Instituciones Previsionales
– Bancos
– Municipalidades
– Servicios de Impuestos Internos
18.- Asesoría Legal. Como forma del servicio integral que siempre tiene ADM4, es que trabajamos con apoyo legal para las comunidades, que además establecen aranceles preferenciales para nuestros clientes.
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19.- Informes que se Presentan: – Minuta de Gastos Comunes Mensual – Listado de Morosidad Mensual – Libro de Egresos e Ingresos Mensual – Saldo en Fondo de Reserva Mensual – Comprobantes de Egreso Por cada pago – Rendiciones de Cuentas Anual (o por solicitud del Comité) – Liquidaciones de Sueldos Mensual 20.- Disponibilidad y Honorarios. La disponibilidad de horario es de Lunes a Viernes entre las 09:00 horas a las 17:00 horas. En urgencias la disponibilidad es siempre. Los honorarios por los servicios de administración de su comunidad, será a convenir en mutuo acuerdo con reajuste según IPC anualmente. Saluda Cordialmente,
Gonzalo Montalva Ruiz Representante Legal
Email: gmontalva@adm4.cl
Web: www.adm4.cl